Was sind Geschäftsprozesse und wie werden sie genutzt?

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Ein Geschäftsprozess kann einen Rahmen für den organisatorischen Erfolg beim Erreichen bestimmter Ziele bieten. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was wir unter einem Geschäftsprozess verstehen, und erfahren Sie mehr über Geschäftsprozessmanagement und -design.

Was sind Geschäftsprozesse? 

Ein Geschäftsprozess legt eine Vorgehensweise fest, mit der die Arbeit erledigt wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine Reihe miteinander verbundener Aufgaben oder Aktivitäten, die Einzelpersonen ausführen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. In einem Unternehmen gibt es zum Beispiel einen Prozess für die Inanspruchnahme von Urlaub. Möglicherweise müssen Sie einen schriftlichen Antrag stellen, vielleicht bei Ihrem Vorgesetzten und der Personalabteilung, und auf deren Genehmigung warten. Dann müssen Sie möglicherweise Vorkehrungen treffen, um Ihre Schichten während Ihrer Abwesenheit zu übernehmen. 

Beachten Sie, dass bei diesem Prozess möglicherweise Ihr Team und andere Abteilungen einbezogen werden müssen. Ein Geschäftsprozess kann zahlreiche Beteiligte umfassen und verschiedene Ressourcen wie Technologie, Ausrüstung und Materialien erfordern. 

Ein Geschäftsprozess ist wertvoll, weil er einen standardisierten Ansatz zur Erreichung eines gewünschten Ergebnisses bietet. Ein wiederholbarer, messbarer Prozess kann Effizienzgewinne bringen, Flexibilität bieten, Skalierbarkeit unterstützen und bei Bedarf die Einhaltung branchenspezifischer oder behördlicher Vorschriften gewährleisten.

Heutzutage, wo die digitale Transformation die Rationalisierung von Prozessen und die Erzielung von Wettbewerbsvorteilen erleichtert, investieren Unternehmen oft viel Zeit und Ressourcen in die Analyse, Optimierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse.

Der Zweck eines Geschäftsprozesses 

Geschäftsprozesse sorgen dafür, dass Dinge erledigt werden. Ein effektives Management von Geschäftsprozessen kann viele Vorteile bieten:

• Kostenreduzierung: Die Bereitstellung eines Standard-Rahmens kann Konsistenz gewährleisten und Fehler minimieren. Auf diese Weise lässt sich Zeit sparen und Verschwendung reduzieren. Die Standardisierung kann zudem die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation verbessern, das Leistungs-Benchmarking unterstützen und dabei helfen, zu entscheiden, ob eine Auslagerung des Prozesses sinnvoll ist. 

• Steigerung der Produktivität: Die Standardisierung von Aufgaben und die Straffung von Prozessen können die Effizienz steigern und die interne und externe Kommunikation verbessern. Die Identifizierung von Prozessen, die automatisiert werden sollen, kann auch dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben haben.

• Verbesserung der Kundenzufriedenheit: Prozesse führen zu einer besseren Leistung, was die Kundenzufriedenheit mit Ihrem Unternehmen erhöhen kann.

• Verbesserung der Erfahrung Ihrer Mitarbeiter: Wenn Sie Prozesse zur Verbesserung der Effizienz und zur Unterstützung der Standardisierung für das Benchmarking einrichten, kann das Engagement der Mitarbeiter davon profitieren.

• Unterstützung der Compliance: In vielen Branchen gibt es gesetzliche Vorschriften, die vorschreiben, wie bestimmte Aufgaben und Tätigkeiten auszuführen sind. Mit Hilfe von Geschäftsprozessen kann sichergestellt werden, dass diese Anforderungen erfüllt werden, wodurch das Risiko von Geldstrafen und Bußgeldern verringert wird.

Arten von Geschäftsprozessen 

Jeder wiederholbare und skalierbare Prozess, der oft detailliert dokumentiert wird, um Konsistenz und Effizienz zu gewährleisten, gilt als Geschäftsprozess. Um die Diskussion über Geschäftsprozesse zu vereinfachen, werden in diesem Abschnitt einige der wichtigsten Arten von Geschäftsprozessen beschrieben, denen Sie begegnen können.

Kernprozesse

Geschäftsprozesse, die für das Funktionieren der Organisation entscheidend sind, gelten als Kernprozesse. Diese Geschäftsprozesse tragen zur Schaffung und Bereitstellung von Werten für die Kunden bei. Ohne diese Prozesse kann der Auftrag der Organisation nicht erfüllt werden und das Erreichen strategischer Ziele wird schwieriger.

Operative Prozesse

Zu den operativen Prozessen gehören Menschen, Geräte, Richtlinien und Verfahren, die für die Durchführung von Vertriebs-, Herstellungs-, Dienstleistungs- und Verkaufsprozessen erforderlich sind. Diese Prozesse befassen sich mit der Produktion und Lieferung von Waren und Dienstleistungen.

Management-Prozesse

Management-Prozesse steuern den gesamten Geschäftsbetrieb. Übliche Beispiele sind strategische Planungsprozesse, Budgetierungsprozesse und Leistungsmanagementprozesse.

Kundenorientierte Prozesse 

Kundenorientierte Prozesse beziehen sich auf die Interaktion mit Kunden. Dazu gehören Marketingprozesse, Verkaufsprozesse und Kundendienstprozesse.

Unterstützende Prozesse 

Die Prozesse, die die Betriebs- und Management-Prozesse des Unternehmens unterstützen, fallen in diese Kategorie. Beispiele hierfür sind die Prozesse der Personalabteilung, der IT-Abteilung und der Lieferkettenlogistik.

Einige Geschäftsprozesse können in mehrere Kategorien fallen. So kann beispielsweise ein Kundendienstprozess sowohl als kundenorientierter Prozess als auch als Support- oder Managementprozess eingestuft werden.

Wie man Geschäftsprozesse entwickelt 

Die Gestaltung von Geschäftsprozessen beruht auf mehreren Schritten. Sie könnten einen Geschäftsprozess entwickeln, indem Sie die folgenden Schritte durchführen:

• Ermitteln Sie, welche Prozesse bereits existieren.

• Stellen Sie die Phasen des Geschäftsprozesses in einem Flussdiagramm dar.

• Identifizieren Sie die Ziele des Prozesses.

• Gehen Sie der Ursache von Problemen auf den Grund, um sicherzustellen, dass alle Verbesserungen das Problem angehen.

• Erarbeiten Sie ein Argument für die Verbesserung des Geschäftsprozesses.

• Beraten Sie sich mit den Beteiligten – auch mit den Kunden – um sicherzustellen, dass Sie das richtige Problem lösen.

• Setzen Sie bei Bedarf Technologien ein.

• Legen Sie einen Weg fest, um die Effizienz des Geschäftsprozesses zu messen. 

• Führen Sie die Änderung ein.

• Holen Sie das Feedback der Beteiligten ein.

• Bewerten und überprüfen Sie die Fortschritte, die mit dem Geschäftsprozess erzielt wurden.

Beispiele für Geschäftsprozesse

Beispiele für Geschäftsprozesse finden Sie überall in einem Unternehmen. Dazu gehören z. B. die Auftragsabwicklung, die Bestandsverwaltung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Kundendienst und Marketingkampagnen. 

Die Auftragsabwicklung ist ein Beispiel für einen funktionsübergreifenden Geschäftsprozess. Angenommen, ein Kunde bestellt online ein Produkt. Das Unternehmen erhält die Bestellung und seine Systeme überprüfen den Lagerbestand. Wenn das Produkt vorrätig ist, wird es abgerufen und verpackt, um an den Kunden geliefert zu werden. Schließlich erhält der Kunde das Produkt.

Ein Unternehmen verfügt häufig auch über einen Prozess für den Kundendienst. Wenn sich beispielsweise ein Kunde mit einer Frage oder einem Anliegen an den Kundendienst eines Unternehmens wendet, greift der Mitarbeiter auf die Kontoinformationen des Kunden zu und hilft ihm, sein Problem zu lösen oder seine Frage zu beantworten. In manchen Fällen muss dieser Mitarbeiter einen Vorgesetzten oder eine andere Abteilung um Hilfe bitten.

Die Qualitätskontrolle, ein betrieblicher Prozess, ist ein weiteres Beispiel. Ein Fertigungsunternehmen, das sicherstellen will, dass sein Produkt bestimmten Standards entspricht, verfügt über Verfahren zur Qualitätsprüfung. Oftmals finden die Prüfungen in verschiedenen Phasen der Produktion statt. Auf diese Weise lassen sich Probleme oder Mängel feststellen und beheben, bevor das Produkt an die Kunden ausgeliefert wird.

GeschäftsprozessmanagementWenn sich die Entwicklung von Geschäftsprozessen für Sie interessant anhört, sollten Sie sich mit Geschäftsprozessmanagement befassen. Bei der Verwaltung von Geschäftsprozessen geht es darum, die Leistung zu messen, die betriebliche Effizienz zu steigern und das Budget zu maximieren. 

Durch die Nutzung von Daten, Automatisierung und weiteren Technologien können Sie Trends identifizieren, die zu Kosteneinsparungen, weniger Verschwendung oder reduzierten Risiken führen können. Sie überprüfen bestehende Geschäftsprozesse, analysieren verschiedene Geschäftsfunktionen und überlegen, wie diese mit strategischen Zielen in Einklang stehen. Anschließend können Sie Modelle zur Prozessoptimierung entwickeln.

Als Nächstes müssen Sie Systeme, Daten und Mitarbeiter effektiv koordinieren. Das Prozessmanagement stützt sich auch zunehmend auf digitale Tools, um Prozesse zu rationalisieren, manuelle und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und die Nutzung von Daten zur Entscheidungsfindung zu verbessern.

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