Prioritäten setzen, um die Produktivität zu steigern

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Prioritäten setzen bedeutet, zu entscheiden, welche Ziele, Aktivitäten oder Aufgaben Sie in welcher Reihenfolge erledigen wollen. Bei den unendlichen Möglichkeiten, die Ihnen zu jeder Zeit zur Verfügung stehen, hilft es, Prioritäten zu setzen, um sich auf Ihr Leben und Ihre Arbeit zu fokussieren. Prioritäten geben Ihnen eine Richtung vor, indem sie Ihnen helfen zu verstehen, welche Aufgaben Sie effektiv an Ihr Ziel führen. 

Im Folgenden wird erläutert, warum das Setzen von Prioritäten wichtig ist. Außerdem erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Prioritäten zu setzen. 

Was bedeutet Prioritäten setzen?

Prioritäten setzen ist ein allgemeiner Begriff, der beschreibt, wie Sie entscheiden, welche Ziele, Aufgaben oder Aktivitäten Sie in der Reihenfolge erledigen wollen, in der sie am wichtigsten oder dringendsten sind. Jedes Mal, wenn Sie Ihre Zeit, Aufmerksamkeit, Konzentration oder Energie auf eine Aufgabe verwenden, können Sie Stress, Müdigkeit und Burnout vermeiden, indem Sie Prioritäten setzen. 

Sie können Ihren Arbeitsplan nach Prioritäten ordnen und entscheiden, in welcher Reihenfolge Sie Ihre täglichen Arbeitsaufgaben am effektivsten erledigen. Sie können Prioritäten für den Hausputz setzen, indem Sie entscheiden, welche notwendigen Aufgaben Sie in der zur Verfügung stehenden Zeit erledigen können. Oder Sie setzen Prioritäten für Ihr Wochenende, um sicherzustellen, dass Sie die wichtigsten Aufgaben noch vor dem Wochenende erledigen.

Warum ist es wichtig, Prioritäten zu setzen? 

Das Setzen von Prioritäten ist wichtig, weil es Ihnen hilft, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die am meisten Zeit und Aufmerksamkeit in Anspruch nehmen. Es hilft Ihnen zu verstehen, ob das, was Sie heute tun, Sie Ihren langfristigen Zielen näherbringt. 

Wenn Sie lernen, Prioritäten zu setzen, können Sie Ihre Produktivität steigern, da Sie weniger Zeit für irrelevante Aufgaben aufwenden. Es kann auch dazu beitragen, Ihren Stresspegel zu senken, da Sie eine klare Vorstellung davon haben, was warten kann und was Sie jetzt sofort erledigen müssen. Das Setzen von Prioritäten ist auch motivierend, da Sie so Ihre Fortschritte in Echtzeit beobachten können. Ein höheres Motivationsniveau hilft Ihnen, die Prokrastination zu verringern. Insgesamt kann die Prioritätensetzung dazu beitragen, dass Sie sich weniger überfordert fühlen und Ihr Leben besser in den Griff bekommen. 

In Ihrem Privatleben

Die Priorisierung der Dinge, mit denen Sie zu Hause Ihre Zeit verbringen, kann sich auch auf Ihr Leben auswirken. Wenn Sie für sich selbst klare Prioritäten setzen, fällt es Ihnen leichter, Entscheidungen zu treffen oder Vertrauen in sich selbst zu gewinnen, weil Sie sich die Zeit genommen haben, darüber nachzudenken, was Erfolg für Sie bedeutet. Wenn Sie Prioritäten setzen, können Sie Ihren Tag gezielt gestalten und haben eine klare Vorstellung davon, wie Erfolg aussieht. 

Das Setzen von Prioritäten kann Ihnen auch helfen, zu Hause Geld zu sparen. Wenn Sie Ihre Prioritäten überdenken, werden Sie vielleicht feststellen, dass Sie Geld für Dinge ausgeben, die Sie von Ihren Zielen ablenken. Nachdem Sie Ihre Prioritäten klar definiert haben, ist es einfacher zu verstehen, wie diese Ablenkungen aussehen. 

In Ihrem Arbeitsleben

Wenn Sie bei der Arbeit Prioritäten setzen, können Sie Ihre Arbeitsleistung verbessern, indem Sie effizienter arbeiten. Wenn Sie Entscheidungen für das Unternehmen treffen oder in irgendeiner Weise Einfluss auf die Strategie nehmen, wird es Ihnen leichter fallen, Ihre Arbeit zu erledigen, wenn Sie eine klare Vorstellung von den Prioritäten des Unternehmens haben. Klare Prioritäten tragen dazu bei, den Arbeitsaufwand zu reduzieren, sodass Sie Zeit haben, sich auf wichtigere Ziele zu konzentrieren. 

Anleitung zum Prioritäten setzen 

Auch wenn die Festlegung von Prioritäten manchmal ein zufälliger Prozess ist - z. B. die Entscheidung, dass es wichtiger ist, ein Hausrenovierungsprojekt zu beenden, als die neueste Folge Ihrer Lieblingsserie zu sehen - kann die Prioritätensetzung auch strukturiert erfolgen. Wenn Sie die folgenden Schritte befolgen, fällt es Ihnen vielleicht leichter, Ihre Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und Sie können eine effektive Strategie für die künftige Prioritätensetzung entwickeln.

• Erstellen Sie eine Liste der Aufgaben: Schreiben Sie jede Aufgabe auf, die erledigt werden muss. Wenn es einfacher ist, können Sie Ihre Aufgaben in Kategorien einteilen, z. B. in tägliche, wöchentliche, monatliche und gelegentliche Aufgaben. Indem Sie alles an einem Ort zusammenfassen, machen Sie den ersten Schritt zur Organisation der Aufgaben. 

• Bestimmen Sie die Reihenfolge der Aufgaben, die Sie erledigen müssen: Beginnen Sie mit den Kategorien, die Sie im letzten Schritt erstellt haben. Die täglichen Aufgaben sollten Sie heute erledigen, während andere Aufgaben bei Bedarf warten können. Bei allen weniger offensichtlichen Aufgaben sollten Sie sich fragen, ob Sie sie wirklich heute erledigen müssen oder ob sie warten können. 

• Planen Sie für jede Aufgabe Zeit ein: Wenn Sie abschätzen, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe benötigen, können Sie besser einschätzen, was Sie realistischerweise in einem bestimmten Zeitrahmen schaffen können. Wenn Sie anfangs nicht sicher sind, wie viel Zeit Sie veranschlagen sollten, machen Sie sich keine Sorgen. Je mehr Sie sich damit beschäftigen, desto besser können Sie abschätzen, wie viel Zeit für die einzelnen Aufgaben benötigt wird. 

• Legen Sie Fristen/Fälligkeitstermine fest: Weisen Sie Ihren Aufgaben bestimmte Fristen zu. Ein fester Termin wie "3. Juni, Ende des Arbeitstages" kann Ihnen helfen, Aufschieberitis zu vermeiden und sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, im Gegensatz zu einem weniger spezifischen Termin wie "Juni" oder "nächste Woche". 

• Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe zur Zeit: Multitasking kann Ihnen das Gefühl vermitteln, eine Menge Arbeit zu erledigen, aber der beste Weg, Aufgaben tatsächlich von Ihrer Aufgabenliste zu streichen, ist, sich auf eine Aufgabe nach der anderen zu konzentrieren. 

Methoden, um Prioritäten zu setzen

Ein weiterer hilfreicher Ansatz, um zu lernen, wie man Prioritäten setzt, ist die Anwendung einer bewährten Strategie. Das Setzen von Prioritäten ist eine Fähigkeit wie jede andere und manchmal hilft es beim Erlernen einer neuen Fähigkeit, das Thema aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten. Die folgenden Methoden bieten verschiedene Denk- und Herangehensweisen zur Priorisierung von Aufgaben, die bei Ihrer eigenen Planung hilfreich sein können. 

Die ABC-Methode

Die ABC-Methode zur Priorisierung von Aufgaben beginnt damit, dass Sie alle anfallenden Aufgaben notieren und diese Aufgaben dann in drei verschiedene Kategorien unterteilen: A, sehr wichtige und dringliche Aufgaben; B, wichtig, allerdings nicht eilig; und C, weniger wichtig. Eine andere Variante dieser Methode besteht darin, ABCDE zu verwenden und jeder Aufgabe einen Buchstaben zuzuordnen, wobei "A" die dringendste Aufgabe ist und "E" die am wenigsten wichtige. 

Die Ivy-Lee-Methode

Die Ivy-Lee-Methode, benannt nach einem Produktivitätsberater, der 1918 von Charles Schwabb eingestellt wurde, ist eine einfache Methode zur Priorisierung von Aufgaben. Nehmen Sie sich am Ende Ihres Tages Zeit, um eine Liste mit sechs Aufgaben zu erstellen, die Sie am nächsten Tag erledigen wollen, wobei der erste Punkt die wichtigste Aufgabe darstellt. Beginnen Sie den nächsten Tag damit, den ersten Punkt auf Ihrer Liste sofort in Angriff zu nehmen. Mit dieser Methode vermeiden Sie, dass Sie morgens nicht wissen, womit Sie beginnen sollen, und können sich stattdessen direkt an die wichtigsten Aufgaben machen. 

Die 1-3-5-Methode

Die 1-3-5-Methode hilft Ihnen dabei, Prioritäten zu setzen, ohne sich mehr vorzunehmen, als Sie an einem Tag schaffen können. Die Idee ist, dass Sie eine wichtige Aufgabe bestimmen, die heute erledigt werden muss. Dann wählen Sie drei mittelschwere Aufgaben, die möglicherweise mit dieser wichtigen Aufgabe des Tages zusammenhängen, aber nicht unbedingt. Zuletzt wählen Sie noch höchstens fünf kleine Aufgaben aus, die einen geringeren Aufwand an geistiger Energie erfordern, z. B. einen Telefonanruf oder die Teilnahme an einer wöchentlichen Besprechung. 

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Methode ist eine Matrix zur Priorisierung von Aufgaben, die das Verhältnis zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit untersucht. Eine Aufgabe kann sehr wichtig sein, wie z. B. das Ausfüllen der Steuererklärung. Doch das Ausfüllen der Steuererklärung wird erst dann dringend, wenn der Abgabetermin näher rückt. Die Eisenhower-Matrix ist ein Diagramm, bei dem die horizontale Achse die Dringlichkeit und die vertikale Achse die Wichtigkeit darstellt. Nachdem Sie jede Aufgabe nach Wichtigkeit und Dringlichkeit eingestuft haben, können Sie die wichtigsten Aufgaben anhand von Quadranten visualisieren. 

Weitere Tipps zur Priorisierung von Aufgaben bei der Arbeit und zu Hause

Nachdem Sie nun die grundlegenden Schritte zur Priorisierung von Aufgaben kennengelernt und verschiedene Methoden zur Prioritätensetzung erkundet haben, finden Sie hier einige weitere Tipps, die Ihnen helfen können, noch konzentrierter und effizienter zu arbeiten. 

Nutzen Sie Apps und andere technische Hilfsmittel

Mit einem Computer oder Smartphone haben Sie Zugang zu einer Vielzahl von Produktivitätstools, die Ihnen helfen, Aufgaben zu planen und nach Prioritäten zu ordnen, zu verfolgen, womit Sie Ihre Zeit verbringen, sich für bestimmte Zeiträume zu konzentrieren und langfristige Ziele zu verfolgen. 

Delegieren Sie 

Das Setzen von Prioritäten geht Hand in Hand mit dem Delegieren von Aufgaben an andere Personen. Ganz egal, ob Sie bei der Arbeit um Hilfe für ein Projekt bitten, Ihren Ehepartner bitten, ein paar Dinge aus dem Supermarkt zu holen, oder Ihre Kinder bitten, das Haus aufzuräumen: Andere um Hilfe bei der Erledigung von Aufgaben zu bitten, ist eine gute Möglichkeit, Ihren Stress zu bewältigen und zu verhindern, dass Sie sich zu viel vornehmen. 

Planen Sie Pausen ein

In einer Welt voller Benachrichtigungen auf Ihrem Handy, E-Mails, die auf Ihren Laptop einprasseln, und arbeitsbezogenen Anrufen müssen Sie Prioritäten setzen, um zu verhindern, dass Sie bei der Arbeit unterbrochen werden. Anstatt sich von diesen Unterbrechungen frustrieren zu lassen, sollten Sie in Ihrem Zeitplan Zeit dafür einplanen. Eine effektive Methode zur Konzentration ist die Pomodoro-Technik. Dabei stellen Sie einen Timer auf 20 bis 30 Minuten und arbeiten in dieser Zeit konzentriert. Danach setzen Sie einen Timer für eine Pause von fünf bis zehn Minuten. Durch diesen Rhythmus werden regelmäßige Pausen in Ihren Arbeitsablauf integriert, sodass Sie sich bei kleinen Unterbrechungen einfach eine Notiz machen können, um sie in der nächsten Pause zu erledigen. 

Setzen Sie Grenzen 

Grenzen setzen bedeutet, Ihre Zeit vor Dingen zu schützen, die Sie von Ihrem Ziel abbringen, und klare Erwartungen an das zu stellen, was Sie an einem Tag erreichen können. Grenzen zu setzen kann so aussehen, dass Sie sich selbst gegenüber realistisch sind, dass Sie ein Projekt nicht an einem einzigen Nachmittag abschließen können. Oder Sie setzen sich Grenzen, indem Sie es ablehnen, bei der Arbeit Überstunden zu machen. Ihre Grenzen sollten Ihre Prioritäten widerspiegeln, damit Sie Ihre Zeit für das Wichtigste nutzen können. 

Erledigen Sie Ihre unbeliebteste Aufgabe zuerst: Eat the frog first 

Mark Twain riet einmal, dass man in einer Situation, in der man - aus welchem Grund auch immer - einen lebenden Frosch essen muss, am besten damit anfängt, ihn gleich am Morgen zu verschlingen. Ihr Tag wird sich erst verbessern, wenn Sie den Frosch gegessen haben. Wenn Sie hingegen herumsitzen und darüber nachdenken, wie sehr Sie den Frosch nicht essen wollen, wird Ihr Tag nur noch schlimmer. Wenn Sie eine Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste haben, die Sie am liebsten vermeiden würden, sollten Sie Twains Rat beherzigen und sie einfach hinter sich bringen. 

Nächste Schritte

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wichtig es ist, Prioritäten bei der Arbeit zu setzen und wie Sie produktiver werden können, sollten Sie einen Kurs bei Coursera in Betracht ziehen, der Ihnen hilft, Fähigkeiten für Ihre Karriere und Ihr Leben zu entwickeln. Der Kurs Schlauer arbeiten, nicht härter: Zeitmanagement für persönliche und berufliche Produktivität, der von der University of California, Irvine angeboten wird, hilft Ihnen, den Durchblick zu bewahren und Ihre Ziele auf effektive Weise zu erreichen.