Das Innen und Außen des Prozessmanagements

Read in English (Auf Englisch lessen)

Prozessmanagement oder Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist ein vereinheitlichendes Instrument, das Sie als Unternehmensleiter nutzen können, um die Effizienz Ihres Unternehmens zu maximieren. Als Prozesstheorie kann diese Form des Managements neue Wege schaffen, um Ihre Mitarbeiter zu motivieren und sie anzuleiten, die Ziele und Visionen Ihres Unternehmens besser zu erreichen. Durch das Vertrautmachen mit der Veränderung Ihrer Geschäftsprozesse können Sie neue Herausforderungen effektiver meistern. Eine Initiative wie BPM kann auch Ihr Arbeitsumfeld verbessern, wenn Sie mit Änderungen der Vorschriften, Markttrends oder neuen Wettbewerbern konfrontiert sind.

Was ist Prozessmanagement? 

Prozessmanagement ist eine langfristige Unternehmensstrategie, die die alltäglichen Praktiken innerhalb des Unternehmens analysiert und versucht, sie im Hinblick auf maximale Effizienz und Produktivität zu verbessern. Es handelt sich um einen kontinuierlichen Prozess, der die Gestaltung, Implementierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen umfasst. BPM erstellt eine Abfolge von Schritten, die die Mitarbeiter befolgen müssen, um Geschäftspraktiken zu ändern. BPM nutzt auch verfügbare Tools, um die Prozesse eines Unternehmens an seinen Zielen auszurichten. Als Leiter einer Organisation sollten Sie den Einsatz von Prozessmanagement in Erwägung ziehen, um Ihre verschiedenen Geschäftssysteme zu verbessern.

Die Bedeutung des Prozessmanagements 

Prozessmanagement ist eine wichtige Verbesserung für Ihr Unternehmen, denn es ermöglicht Ihnen, einen Schritt zurückzutreten und zu untersuchen, wie gut Ihr Unternehmen funktioniert. Im Rahmen von Verbesserungsmaßnahmen können Sie feststellen, welche Verfahren zuverlässig funktionieren, und die Verfahren ändern, die nicht funktionieren. 

Durch die Anpassung der Unternehmenspraktiken können Sie die Kundenzufriedenheit steigern, die Bedürfnisse der Interessengruppen erfüllen und Ihre Arbeitskultur in eine produktivere und erfolgreichere Umgebung verwandeln. Die Verbesserung der Kundenzufriedenheit und die Erfüllung der Bedürfnisse der Interessengruppen führen in der Regel zu einer Umsatzsteigerung, da Sie Probleme innerhalb der Organisation beseitigen und Platz für erfolgreichere Arbeitsmethoden schaffen. 

Wer nutzt Geschäftsprozessmanagement?

Zu den Hauptnutzern des Geschäftsprozessmanagements gehören Beschäftigte in verschiedenen Branchen. Fachleute aus den Bereichen Personalwesen, Kundenservice, Content-Distribution, Bankwesen und Finanzen werden wahrscheinlich mit BPM in Berührung kommen. Als Leiter einer Organisation in einer dieser Branchen und darüber hinaus können Sie BPM nutzen, um Arbeitsabläufe anzupassen, Antworten für Kunden zu personalisieren, die Dokumentenverwaltung zu rationalisieren und den Informationsfluss effektiver zu gestalten. Wenn Sie für einen Geschäftsprozess im Unternehmen verantwortlich sind, sind Sie ein Geschäftsprozessverantwortlicher, was bedeutet, dass Sie den Prozess von Anfang bis Ende verwalten.

Arten von Prozessmanagement 

Sie können zwischen drei Haupttypen des Prozessmanagements wählen, die Sie in Ihrem Arbeitsumfeld einsetzen können. Ermitteln Sie zunächst, was in Ihrem Unternehmen fehlt oder Probleme verursacht, und wählen Sie dann eine Prozessmanagement-Strategie aus, die Sie bei Ihren Mitarbeitern einführen möchten. Die Entscheidung darüber, was Sie ändern wollen, kann Ihnen bei der Auswahl der Art des Prozessmanagements helfen. 

Integrationsorientiert

Das integrationsorientierte Prozessmanagement nutzt sich wiederholende Übergänge und automatisierte Workflows, um plattformübergreifende Prozesse ohne menschliche Beteiligung zu verbessern. Dieser BPM-Ansatz eignet sich am besten für die Entwicklung und Förderung digitaler Tools wie Software. 

Ein integrationsorientiertes System eignet sich am besten für die Abwicklung von Prozessen, die von den derzeit im Unternehmen verwendeten Geschäftssystemen abhängen. Die Kombination aus Geschäftsprozessmanagement und serviceorientierter Architektur ermöglicht es Ihnen, schnellere und effizientere Geschäftsprozesse zu erstellen und sicherzustellen, dass Sie und Ihr Team über Markt- und Geschäftstrends auf dem Laufenden bleiben. 

Dokumentorientiert

Das dokumentenorientierte Prozessmanagement behält den Überblick über eine große Anzahl von Formularen und Papieren, die für die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens benötigt werden. Wenn Ihr Unternehmen auf physische Kopien von Dokumenten und Formularen angewiesen ist, ist das dokumentenorientierte Prozessmanagement möglicherweise die beste Wahl. 

Dieser Prozess sorgt für einen besser organisierten Fluss von Dokumenten von einem Team zum anderen in Ihrem Unternehmen. Dokumentenorientiertes BPM beseitigt außerdem alle Hindernisse, die den Dokumentenfluss behindern oder verlangsamen, und steigert so die Produktivität Ihres Teams. 

Auf den Menschen fokussiert 

Das auf den Menschen ausgerichtete Prozessmanagement konzentriert sich auf die Verbesserung der Zusammenarbeit der Mitarbeiter und den Aufbau besserer Beziehungen zwischen den Mitarbeitern und ihren Aufgaben. Anstatt sich auf die physischen Teile von Geschäftssystemen zu konzentrieren, erkennt das menschenorientierte BPM die Rolle des Menschen am Arbeitsplatz an und versucht, die Art und Weise zu verbessern, wie er Aufgaben erledigt.

Sobald sich Ihre Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen, können Sie diesen BPM-Ansatz nutzen, um Automatisierungssysteme in den Arbeitsplatz zu integrieren und sicherzustellen, dass die menschenorientierten Aufgaben weiterhin strukturiert ablaufen. Menschenbezogenes BPM stellt sicher, dass Sie Aufgaben wie den Kundenservice oder das Onboarding von Mitarbeitern bei Bedarf problemlos neu zuweisen können und alle Mitarbeiter wissen, ob die Aufgabe erledigt wurde. 

BPM-Prozess und Lebenszyklus 

Der BPM-Prozess ist ein fortlaufender Zyklus mit Schritten, die es Ihnen und Ihrem Unternehmen ermöglichen, Ihre Prozesse systematisch zu verbessern. Das Ziel des Prozessmanagements (BPM) ist es, Ihnen und Ihren Mitarbeitern zu helfen, Ihre strategischen Unternehmensziele effizient zu erreichen und Ihren Arbeitsplatz letztendlich produktiver und erfüllender zu gestalten. Die Reihenfolge der Phasen kann je nach den Umständen variieren. In den meisten Fällen besteht der BPM-Lebenszyklus jedoch aus den Phasen Modellierung oder Entwurf, Ausführung, Überwachung, Optimierung und Analyse.

Modellierung 

Die Modellierung ist die Phase, in der Sie die für Ihr Unternehmen zu implementierenden Prozesse auswählen und anpassen. Durch die Identifizierung der zu ändernden Praktiken in Ihrem Unternehmen können Sie eine Vision entwickeln, wie diese Änderungen das Unternehmen zukünftig beeinflussen werden. Als Führungskraft in Ihrem Unternehmen können Sie diese Phase nutzen, um Änderungen vorzunehmen und das Verfahren anzupassen, bevor es vollständig übernommen wird.

Ausführung

Nun, da Sie die Änderungen, die Sie in Ihrem Unternehmen vornehmen möchten, identifiziert haben, können Sie mit der Umsetzung beginnen. In der Ausführungsphase können Sie Ihre Änderungen testen und Ihre Geschäftsprozesse automatisieren, um sie effizienter und weniger abhängig von menschlichen Eingriffen zu machen. Sie sollten Ihre organisatorischen Änderungen einer Testgruppe erläutern und demonstrieren, bevor Sie sie vollständig in das Unternehmen einführen. Auf diese Weise können Interessengruppen oder Mitarbeiter ihre Bedenken äußern, bevor die Prozesse umgesetzt werden.

Überwachung 

Sobald die Geschäftsprozesse implementiert sind, ist es an der Zeit, die Änderungen zu überwachen und zu bewerten, wie gut sie dem Unternehmen dienen. Indem Sie Daten sammeln, können Sie analysieren, wie sich die entscheidenden Aktivitäten Ihrer Organisation optimieren lassen. In dieser Phase können Sie die von Ihnen eingeführten Prozesse kontrollieren und Prozesse, die nicht funktionieren, verbessern.

Optimierung 

In der Optimierungsphase wird der Prozess der Verbesserung der neuen Verfahren, die Sie in Ihrer Organisation eingeführt haben, fortgesetzt. Auf der Grundlage der Erkenntnisse, die Sie in der Überwachungsphase des BPM-Prozesses gewonnen haben, können Sie alle Praktiken, die nicht funktionieren, entfernen. Falls die Teilaufgaben in Ihrem Unternehmen noch nicht automatisiert sind oder einige der bestehenden Praktiken überflüssig erscheinen, können Sie diese in dieser Phase entfernen und so Ihren Arbeitsplatz effizienter gestalten. 

Analysieren 

In der Analysephase geht es darum, die Prozesse und Personen zu identifizieren und zu analysieren, die zur Verbesserung Ihrer Organisation beigetragen haben oder nicht. Sie sollten die gewünschten Ergebnisse für Ihr Unternehmen mit den Beteiligten besprechen und Ihr Verständnis der Unternehmensvision bestätigen. Als Führungskraft müssen Sie feststellen, ob die von Ihnen eingeführten BPM-Prozesse Ihr Unternehmen insgesamt verbessert haben und ob die Unternehmensziele erreicht wurden. 

Wie man mit BPM anfängt

Um mit BPM zu beginnen, sollten Sie zunächst prüfen, welche Ihrer Geschäftsprozesse von BPM profitieren würden. Die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens bilden das Fundament seiner Arbeitsweise. Es ist wichtig, zu bewerten, ob diese Prozesse optimiert werden sollten.Um BPM in Ihrem Unternehmen einzuführen, sollten Sie sich Ziele setzen, um Klarheit über Ihre strategische Ausrichtung zu gewinnen, die Ressourcen Ihres Unternehmens aufeinander abzustimmen und die Disziplin im Tagesgeschäft zu erhöhen. 

Indem Sie diese Ziele anstreben, können Sie sich darauf konzentrieren, Mitglieder verschiedener Bereiche innerhalb Ihrer Belegschaft zusammenzubringen, um effektiver mit Ihren Lieferanten und Kunden zu interagieren. Nachdem Sie den BPM-Prozess verstanden haben, kann Ihr Unternehmen seine Geschäftsprozesse effizienter gestalten und BPM zu einem regelmäßigen Werkzeug im Arbeitsalltag machen. 

Erste Schritte mit Coursera 

Erfahren Sie mehr über Prozessmanagement, indem Sie sich mit Kursen und Zertifizierungen wie dem Google IT Automation with Python (berufsbezogenes Zertifikat) auf Coursera beschäftigen. In diesem Kurs können Sie Ihre Fähigkeit trainieren, reale Probleme zu analysieren und Prozessmanagement einzusetzen, um die Effektivität Ihres Unternehmens aus der IT-Perspektive zu gewährleisten. Sie werden auch lernen, wie man IT-Ressourcen verwaltet und Python-Programmierung durchführt.