5 Projektmanagementwerkzeuge: Die Auswahl der besten Lösung für Ihr Team

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Viele Teams verwenden Projektmanagement-Software, um ihre Arbeitsabläufe zu organisieren. Plattformen wie Airtable, Trello, Asana und Smartsheet könnten eine gute Lösung für Ihr Team sein, um verschiedene Aspekte eines Projekts effizient zu verfolgen, zuzuweisen und zu planen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf einige der beliebtesten Optionen.

Was ist Projektmanagement?

Unter Projektmanagement versteht man die Organisation und Planung eines Projekts von Anfang bis Ende. Die beteiligten Personen setzen bestimmte Fähigkeiten, Techniken und Werkzeuge ein, um ein fertiges Projekt zu liefern, das für andere von Nutzen ist. Die Entwicklung von Software zur Rationalisierung von Geschäftsprozessen oder die Koordinierung von Hilfsmaßnahmen nach Naturkatastrophen erfordern beispielsweise beide Projektmanagement.

Während dieses Prozesses führen die Teams zahlreiche Aktivitäten durch, darunter die Festlegung des Projektlebenszyklus. Darüber hinaus können die Teams die Ziele eines Projekts festlegen, Ressourcen bestimmen, Aufgaben zuweisen, Risiken untersuchen und Meilensteine festlegen, um sicherzustellen, dass das Projekt seinen vorgesehenen Termin einhält.

Was macht ein Projektmanager?

Ein Projektmanager plant jeden Aspekt des Projekts, um sicherzustellen, dass es vollständig und innerhalb eines bestimmten Zeit- und Budgetrahmens durchgeführt wird. Normalerweise konzentriert sich ein Projektmanager auf Aufgaben, die zeitlich begrenzt sind.

Nehmen wir an, ein Projektmanager in einem Marketingunternehmen plant, den Blog einer Marke für die nächsten sechs Monate zu verwalten. Der Projektmanager würde sich wahrscheinlich mit dem Kunden treffen, um dessen Bedürfnisse zu verstehen, einen Content-Kalender mit monatlichen Themenideen erstellen, Autoren zuweisen, die jeden Monat Inhalte liefern, und jemanden mit der Überprüfung und Veröffentlichung jedes Beitrags beauftragen.

Wie Sie aus dem Beispiel ersehen können, umfasst jedes Projekt oft mehrere Schritte im Arbeitsablauf, sodass Projektmanager in der Regel über gute organisatorische Fähigkeiten verfügen. Weitere Fähigkeiten sind:

• Führungsqualitäten 

• Kommunikation

• Verhandlungsfähigkeit

• Organisatorische Fähigkeiten

• Technische Fähigkeiten

• Kritisches Denken 

Warum brauchen sie Projektmanagementwerkzeuge, um Aufgaben zu erledigen?

Projektmanager haben oft mehrere Projekte zu verwalten, jedes mit unterschiedlichen Zielen, Ressourcen, Budgets und beteiligten Teams. Projektmanagement-Software hilft den Managern, den Überblick zu behalten. Mit Hilfe der Software können Manager:

• alle Projekte und den Fortschritt jedes einzelnen in einem zentralen Dashboard sehen

• Einfachere Kommunikation mit ihrem Team

• Zuweisung von Rollen und Festlegung von Meilensteinen, damit jeder seine Rolle kennt

• Budgets verwalten 

• Schnelles Erkennen von Problemen

• Schaffung eines standardisierten Prozesses, mit dem jeder vertraut ist

Ziele von Projektmanagementwerkzeugen

Projektmanagement-Software verfügt über eine Reihe von Funktionen, die Managern helfen, ihre Ziele zu erreichen, z. B. die Bewertung des Projektumfangs, die Aufteilung in kleinere, zuweisbare Aufgaben und die Einrichtung eines Arbeitsablaufs zur Erreichung des Ziels. Zu den spezifischeren Zielen gehören: 

Planung eines Projekts

Projektmanager nehmen ein anfängliches Konzept auf, sprechen mit allen Beteiligten und erstellen einen Prozess, um eine Idee in die Realität umzusetzen. Neben Besprechungen zur Bewertung der Projektziele legt der Projektleiter die Projektziele fest und entwickelt einen detaillierten Plan für die Durchführung des Projekts.

Verfolgung der Projektfortschritte

Projekte werden in der Software zu umsetzbaren Schritten. Manager weisen Aufgaben mit Fälligkeitsdaten über Teamkalender zu. Auf einen Blick können Manager sehen, wo sich mehrere Projekte in ihrem Lebenszyklus befinden und Probleme schnell erkennen. Wenn zum Beispiel eine Frist verstreicht, erhält der Manager eine Benachrichtigung und kann die Teammitglieder um eine Aktualisierung bitten.

Personalverwaltung

Den Teammitgliedern werden in der Software Aufgaben und Termine zugewiesen. Während sie an ihrem Teil des Projekts arbeiten, haben sie Zugang zu Tools für die Zusammenarbeit, wie z. B. Dateifreigabe und Messaging.

Dokumentation der Arbeit

Wenn jede Person ihre Aufgabe erledigt hat, dokumentieren Projektmanagementwerkzeuge ihre Beteiligung. Die Software enthält oft einen Zeitstempel, sodass Sie sehen können, wer wann welche Aufgabe erledigt hat. Das gesamte Projekt und sein Zeitplan werden in der Software aufgezeichnet.

Ziele erreichen

Mit einer Projektmanagement-Software können Teams Ziele festlegen und wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) ermitteln, um den Erfolg zu messen. Teams können auch Team-Dashboards und Leistungsberichte einrichten, sodass jeder leicht nachvollziehen kann, wie gut sie gearbeitet haben.

Arten von Projektmanagementwerkzeugen

Auf dem Markt gibt es Dutzende von Projektmanagement-Programmen, die sich zwar alle auf die Organisation und Aufrechterhaltung eines Arbeitsablaufs konzentrieren, sich aber in ihren Funktionen unterscheiden. Wenn Sie sich über verschiedene Softwareoptionen informieren, sollten Sie auf folgende Funktionen achten:

• Planungstools wie Gantt-Diagramme, Zeitleisten und Kalender

• Tools für die Zusammenarbeit wie Dateifreigabe, Messaging und Diskussionsforen

• Integrationen mit Anwendungen und Plattformen, die Ihr Unternehmen bereits nutzt

• Berichte, die den Projektstatus in einem Dashboard darstellen

• Funktionen zur Budgetverfolgung

• Zeiterfassung oder Integrationen mit gängigen Zeiterfassungssystemen 

5 Beliebte Projektmanagement-Plattformen

Während Sie abwägen, welche Funktionen Ihr Team benötigt, können Sie einzelne Lösungen untersuchen, um herauszufinden, welche Art von Projektmanagement-Tool am besten geeignet ist. Schauen wir uns ein paar beliebte Plattformen an:

1. Airtable

Am besten geeignet für: Teams, die ihren Verwaltungsprozess individuell gestalten wollen

Airtable bietet zwar Ressourcen zur Erstellung eines Workflows, ist aber ideal für diejenigen, die ihren eigenen Prozess programmieren möchten. Es handelt sich um eine hochgradig anpassbare Plattform, die vor allem größeren Unternehmen zugute kommt, die nicht nur ein Projekt, sondern auch Ressourcen, Budgets und Mitarbeiter [1] verfolgen müssen. 

Unabhängig davon, ob Sie sich dafür entscheiden, einen Prozess von Grund auf neu zu entwerfen oder nicht, bietet diese Plattform folgende Funktionen:

• Möglichkeit des Imports von Projekten aus anderer Software

• Mehrere Projektansichten für eine einfachere Verwaltung der Projektdaten 

• Vorgefertigte Prozesse für Dinge wie eine Produkteinführung oder das Sammeln von Feedback

2. Trello 

Am besten geeignet für: Einfache Projekte, kleine Teams

Trello, ein System im Stil einer Kanban-Tafel, ist ideal für grundlegende Anforderungen. Sie erstellen einen Arbeitsablauf und verschieben Projekte durch diesen. Die Projektphasen werden auf Tafeln angezeigt, während die Projekte auf Karten aufgelistet werden. Auf zwei Tafeln steht vielleicht „In Bearbeitung”, auf der nächsten „Erledigt”. Sie verschieben die Karte durch jedes Board, bis sie vollständig ist [1]. 

Weitere nützliche Funktionen von Trello sind: 

• Prüflisten

• Kalender

• Grundlegende Automatisierung wie Kalendererinnerungen oder Abhaken von Punkten auf einer Checkliste 

• Farbcodierte Karten

3. Asana

Am besten geeignet für: Unternehmensteams mit komplexen Anforderungen

Asana bietet Features und Funktionen, die über die Grundlagen hinausgehen, und erfüllt die Anforderungen größerer Teams, die Dutzende oder Hunderte von Projekten gleichzeitig verwalten. Manager können einen Workflow einrichten, Rollen zuweisen und über gemeinsame Arbeitsbereiche [1] auf einen Projektkalender zugreifen;

Weitere Funktionen, die den Benutzern gefallen, sind: 

• Verschiedene Möglichkeiten, die Arbeit anzuzeigen, z. B. in einer Liste, einem Kalender oder einer Pinnwand

• Möglichkeit, Ziele und Fälligkeitstermine festzulegen

• Integration mit Anwendungen wie Microsoft Teams, Google, Slack und Adobe Creative Cloud

4. Smartsheet 

Am besten geeignet für: Teams, die auf Tabellenkalkulationen angewiesen sind

Wenn Sie Ihre Projekte mit Hilfe von Tabellenkalkulationen organisieren und mit dem Prozess zufrieden sind, aber mehr Features und Funktionalität wünschen, als Excel oder Sheets bieten können, könnte Smartsheet eine gute Wahl sein. Jede Spalte stellt häufig einen Schritt im Arbeitsablauf dar, und jede Zeile ist ein bestimmtes Projekt, das der Projektleiter einem Teammitglied zuweisen kann [1];

Seine Funktionen umfassen:

• Ein Messaging-Tool, das die Kommunikation erleichtert

• Einfach zu versendende Formulare zur Erfassung von Feedback zu einem Projekt

• Verwaltung digitaler Assets

• Grundlegende Automatisierung, wie Erinnerungen und Genehmigungsmitteilungen

5. Copilot

Am besten geeignet für: Teams, die KI einsetzen wollen, um die Produktivität zu steigern

Generative KI (GenAI) ist eine unglaubliche Technologie, die kleinere Aufgaben rationalisieren kann, damit sich Ihr Team auf größere Vorhaben konzentrieren kann. Microsoft Copilot ist ein Produktivitätstool, das mit Microsoft 365-Apps zusammenarbeitet, um Produktivität, Kreativität und mehr zu steigern. Mit der Spezialisierung Microsoft Copilot: Your Everyday AI Companion erhalten Sie eine Einführung in dieses wirkungsvolle Tool und die verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie es zur Unterstützung Ihres Teams einsetzen können.

Zu den Funktionen gehören:

• Generative KI

• Automatisierung von Arbeitsabläufen

• Projektleitung

Entwickeln Sie Ihre Projektmanagement-Fähigkeiten mit Coursera

Wenn Sie neu im Projektmanagement sind, können Online-Kurse Ihnen helfen, Ihren Lernprozess zu beschleunigen. Das Project Management Institute bietet zum Beispiel Projektmanagement-Zertifizierungen an, oder Sie können sich auf Coursera über Lernoptionen wie das Google Project Management: (Berufsbezogenes Zertifikat) informieren. Dieser hoch bewertete Kurs führt Sie durch das Erlernen der besten Praktiken und gefragtesten Fähigkeiten im Bereich des Projektmanagements.